Kinh nghiệm nước ngoài trong quản lý nhà nước về công chứng

(BNCTW) - Theo báo cáo tổng kết 5 năm thi hành Luật công chứng, việc xã hội hóa hoạt động công chứng mặc dù đã đạt được những kết quả tích cực song vẫn còn tình trạng Văn phòng công chứng phát triển quá nhanh, quá nóng, không ổn định hoặc không có tại các địa bàn miền núi, vùng sâu, vùng xa. Hiện tượng không tuân thủ nghiêm túc về trình tự, thủ tục, thời gian, địa điểm công chứng vẫn xảy ra. Một số Văn phòng công chứng bố trí điểm tiếp nhận hồ sơ công chứng ở các địa bàn ngoài trụ sở của tổ chức, không niêm yết lịch làm việc; thu phí công chứng, thù lao công chứng cao hơn quy định, thu phí không ghi biên lai, hóa đơn hoặc thu cao hơn nhưng khi ghi hóa đơn chỉ thu bằng mức phí niêm yết…, gây ảnh hưởng lớn đến uy tín và sự phát triển lành mạnh của hoạt động công chứng. Một số công chứng viên vi phạm đạo đức nghề nghiệp, cạnh tranh không lành mạnh, cố ý làm trái, vi phạm pháp luật…

(Ảnh mang tính minh họa)

Như vậy, có thể thấy, trong giai đoạn đầu của quá trình xã hội hóa hoạt động công chứng, các tổ chức hành nghề công chứng theo mô hình mới đang hình thành, vị trí, vai trò và hoạt động của công chứng viên mới tạo được tạo lập, xây dựng nên không tránh khỏi những lúng túng, bất cập. Do vậy, vai trò quản lý của Nhà nước là vô cùng quan trọng, góp phần điều tiết, điều chỉnh hoạt động công chứng phát triển lành mạnh, bảo đảm an toàn pháp lý cho cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng dịch vụ công chứng trong điều kiện các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại ngày càng đa dạng, phong phú và phức tạp.

Tham khảo kinh nghiệm của một số nước phát triển (Pháp, Đức, Tây Ban Nha, Ba Lan, Trung Quốc, Nhật Bản…) cho thấy, chủ trương tự do hóa nghề công chứng đã được thực hiện từ lâu để xây dựng đội ngũ “thẩm phán hợp đồng” độc lập, đáng tin cậy và công bằng. Mặc dù không can thiệp trực tiếp vào hoạt động công chứng nhưng Nhà nước vẫn có những cách thức quản lý rất hiệu quả thông qua việc tổ chức cơ quan quản lý, thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm đối với loại hình hoạt động mang tính đặc thù này.

1. Về cơ quan quản lý

Ở Ba Lan, Pháp, Đức, Trung Quốc…, cơ quan quản lý được chia thành nhiều cấp độ mà Bộ Tư pháp là cơ quan quản lý nhà nước cao nhất về công chứng. Ở cấp địa phương cũng có những cơ quan quản lý riêng, có thể là một cơ quan trực thuộc Tòa án hoặc cơ quan hành chính tư pháp. Nhiệm vụ chung của cơ quan này là giám sát và chỉ đạo các tổ chức hành nghề công chứng và các tổ chức xã hội- nghề nghiệp của công chứng viên theo quy định của pháp luật, giám sát việc thi hành công vụ của công chứng viên và tập sự của công chứng viên tập sự.

Ở Đức, mọi công chứng viên phải chịu sự giám sát của Chánh án cấp quận/huyện có thẩm quyền. Cụ thể là các hồ sơ hành nghề và hoạt động hành nghề của công chứng viên còn phải được kiểm tra bởi cơ quan giám sát có thẩm quyền. Việc bất cẩn và không tuân thủ luật pháp có thể dẫn đến các chế tài kỷ luật và các trách nhiệm pháp lý khác đối với công chứng viên.

Ở Tây Ban Nha, Tổng cục quản lý Đăng ký và Công chứng là cơ quan trực thuộc Bộ Tư pháp, có chức năng quản lý đăng ký và quản lý công chứng. Theo đó, cơ quan này có nhiệm vụ dự thảo các quy chế cần thiết để tuân thủ Luật Công chứng và các Quy chế hoặc lệnh để thực thi; giải quyết các nội dung tham vấn và nghi ngờ của Hội đồng Quản trị các Đoàn Công chứng hoặc công chứng viên; ra các Quyết định phù hợp trong các vấn đề thuộc thẩm quyền; giải quyết các khiếu nại đối với các quyết định của Hội đồng quản trị không thừa nhận các nội dung công chứng; thực hiện hoạt động đăng ký, thanh tra và giám sát của các văn phòng công chứng.

2. Công tác thanh tra, kiểm tra

Thanh tra, kiểm tra là một trong những hoạt động thường xuyên của cơ quan quản lý nhà nước về công chứng. Thời hạn thanh kiểm tra, nội dung, đối tượng, phạm vi thanh kiểm tra… hầu hết được quy định rất rõ trong pháp luật công chứng của Pháp, Đức, Tây Ban Nha, Ba Lan. Công tác kiểm tra, thanh tra được tiến hành theo định kỳ hoặc khi có khiếu nại, tố cáo do công dân phản ánh.

Việc thực hiện chức năng kiểm tra, thanh tra hoạt động công chứng thường có sự phối hợp giữa cơ quan tự quản với cơ quan quản lý nhà nước. Ví dụ như ở Ba Lan, Bộ trưởng Bộ Tư pháp có thể đích thân hoặc thông qua Chánh án Tòa Thượng thẩm, Chánh án các Tòa cơ sở hoặc chỉ định người thực hiện kiểm tra hoạt động của công chứng viên và các cơ quan đại diện. Việc thanh tra công chứng được thực hiện ít nhất 3 năm một lần đối với mỗi văn phòng công chứng. Cơ quan thanh tra có quyền kiểm tra hoạt động của Văn phòng công chứng, xác minh sổ quản lý, yêu cầu bổ sung, sửa chữa những thủ tục và sai sót, đề nghị áp dụng biện pháp kỷ luật trong trường hợp công chứng viên mắc lỗi nghề nghiệp.

3. Xử lý vi phạm

Để xem xét xử lý đối với công chứng viên hoặc tổ chức hành nghề công chứng, pháp luật các nước đều quy định rất rõ (bằng việc liệt kê cụ thể) các hành vi vi phạm trong Luật. Tuy có thái độ khác nhau đối với việc coi một hành vi cụ thể nào đó có là vi phạm pháp luật hay không, song vẫn có một số hành vi bị nhiều nước cùng coi là vi phạm pháp luật công chứng. Ví dụ như: ở Pháp, Đức, Tây Ban Nha, hành vi làm việc tại hơn hai cơ quan công chứng cùng một lúc; làm công việc khác có thù lao; thực hiện công chứng cho những đối tượng không được phép; cạnh tranh không lành mạnh với các công chứng viên hoặc tổ chức hành nghề công chứng khác, thu phí công chứng sai quy định… đều được coi là vi phạm pháp luật công chứng.

Ở các nước theo hệ thống pháp luật La tinh (Pháp, Đức, Tây Ban Nha, Ba Lan), công chứng viên có nghĩa vụ thiết lập một văn bản đúng với quy định pháp luật cả về hình thức và nội dung; tư vấn cho các bên cách thức thực hiện thỏa thuận, tạo điều kiện để bảo vệ quyền lợi chính đáng của họ và phải bảo đảm hiệu lực hoàn toàn của thỏa thuận giữa các bên. Nếu công chứng viên không thực hiện tốt nghĩa vụ nêu trên thì bị kỷ luật, chịu trách nhiệm hình sự, hoặc trách nhiệm dân sự tùy theo mức độ vi phạm của họ.

Nếu các vi phạm nhỏ thì thường áp dụng chế tài kỷ luật (bao gồm: nhắc nhở, khiển trách thông thường, khiển trách trước hội đồng công chứng viên, cấm tái phạm, cấm hành nghề tạm thời và bãi miễn). Nếu vi phạm mang tính hình sự, cơ quan có thẩm quyền sẽ đề xuất lên Tòa án để áp dụng hình phạt hình sự tương ứng. Ở Pháp, hình phạt áp dụng đối với công chứng viên nặng hơn so với công dân bình thường đối với cùng một hành vi, vì xuất phát từ vị trí pháp lý của công chứng viên là nhân viên công quyền, là người hiểu biết pháp luật rất rõ và người đảm bảo cho các yêu cầu an toàn cho các giao dịch pháp lý. Công chứng viên, công chứng viên tập sự phải bồi thường toàn bộ thiệt hại do mình gây ra trong quá trình hành nghề, bất kể lỗi cố ý hay vô ý. Nhà nước không chịu trách nhiệm thay cho công chứng viên.

Thẩm quyền xử lý vi phạm được chia từng cấp độ, từ cấp cơ sở đến cấp cao nhất thường là Bộ trưởng Bộ Tư pháp hoặc Tòa án. Đương sự, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan đến việc công chứng nếu có tranh chấp về nội dung văn bản công chứng hoặc việc bồi thường thiệt hại do công chứng thì đều có thể khiếu nại lên cơ quan cấp trên hoặc yêu cầu Tòa án giải quyết tranh chấp nếu không đồng ý với quyết định giải quyết tranh chấp đó.

Nguyễn Thảo

(Ban Nội chính Trung ương)